Ihre Bücher im Gleichschritt

Warum überhaupt anbinden

Verkäufe, Rechnungen und Zahlungen in QuickBooks abzutippen ist langsam und erzeugt Fehler, die am Monatsende auffallen, wenn ihre Behebung am teuersten ist. Eine Anbindung auf der QuickBooks Online API bucht diese Datensätze, wenn sie entstehen, auf die Konten, die Ihre Buchhaltung gewählt hat, und sagt Ihnen, wenn etwas nicht passt.

Fertige Konnektoren sind für viele Unternehmen die richtige Antwort, und das sagen wir auch. Eine individuelle Anbindung lohnt sich, wenn Ihre Daten nicht zu den Annahmen eines Konnektors passen: mehrere Gesellschaften, ungewöhnliche steuerliche Behandlung, Gebühren und Auszahlungen, die auf bestimmten Konten landen müssen, oder ein System, das kein Konnektor unterstützt.

Die drei Stufen

Legen Sie die Zuordnung mit Ihrer Buchhaltung fest

Der schwerste Teil einer Buchhaltungsanbindung ist nicht der Code. Es ist, sich Feld für Feld darauf zu einigen, wo jeder Datensatz landet: auf welches Erlöskonto ein Produkt bucht, wie Rabatte und Gebühren erfasst werden, welche Steuercodes wo gelten und was mit Erstattungen und Teilzahlungen geschieht. Ihre Buchhaltung sollte diese Zuordnung vor Baubeginn abzeichnen, weil eine spätere Änderung heißt, die Historie neu zu buchen.

• Produkte und Leistungen zu Artikeln, und Artikel zu Erlöskonten.
• Kunden zu Kunden, mit einer Regel, welche Seite gewinnt, wenn sich beide ändern.
• Gebühren und Auszahlungen des Zahlungsdienstleisters auf eigene Konten, damit sich Einzahlungen abstimmen lassen.
• Steuercodes nach Provinz, Bundesstaat oder Land, wie Ihre Buchhaltung sie anwendet.
• Erstattungen, Gutschriften und Teilzahlungen, jede mit eigener Behandlung.

Was die Synchronisierung in beide Richtungen schwer macht

Eine Synchronisierung in eine Richtung hat eine Quelle der Wahrheit. Eine in beide Richtungen hat zwei, und jedes Feld braucht eine Regel, welche gewinnt, wenn sich beide ändern. Änderungen werden über Webhooks erfasst, wenn sie geschehen, mit einem regelmäßigen Nachholdurchlauf, weil eine verpasste Benachrichtigung nie einen verpassten Datensatz bedeuten darf.

Jeder Schreibvorgang muss gefahrlos wiederholbar sein: Wird dieselbe Rechnung zweimal geschickt, muss sie einmal erfasst werden. Und die API begrenzt, wie schnell eine App sie je Unternehmen aufrufen darf, also wird ein großes Nachladen geplant statt auf einmal abgefeuert.

Fehler, Warteschlangen und die Abstimmungsansicht

Manche Datensätze lassen sich nicht synchronisieren: ein gelöschter Kunde, ein abgeschlossener Zeitraum, ein Steuercode, den es in diesem Unternehmen nicht gibt. Eine gute Anbindung verwirft sie nie stillschweigend. Sie hält sie in einer Warteschlange, wiederholt, was sich wiederholen lässt, und zeigt den Rest mit Grund in einer Ansicht, damit jemand sie vor dem Monatsende behebt, statt sie währenddessen zu entdecken.

Mehrere Unternehmen, mehrere Währungen

Gruppen führen oft ein Unternehmen in QuickBooks Online je Rechtsträger. Eine Anbindung für sie muss jeden Datensatz an das richtige Unternehmen leiten, konzerninterne Vorgänge auf beiden Seiten im Gleichschritt halten und Fremdwährungen so erfassen, wie Ihre Buchhaltung es will: zum Tageskurs, zu einem Monatskurs oder so, wie der Zahlungsdienstleister abgerechnet hat.

Jedes Unternehmen wird getrennt über OAuth verbunden, sodass jemand mit den richtigen Rechten in jedem Unternehmen die Verbindung freigibt und die Anbindung weiterläuft, wenn eine Person geht. Planen Sie diese Rechte früh: Es ist der Schritt, der am häufigsten bis zur Woche des Livegangs vergessen wird.

Wenn Sie noch QuickBooks Desktop nutzen

Wir bauen auf QuickBooks Online und seiner API. Liegen Ihre Bücher in Desktop, ist der übliche Weg, zuerst zu Online zu wechseln und dann die Historie zu prüfen: Eröffnungssalden, offene Rechnungen und Eingangsrechnungen und die zuletzt abgeschlossenen Zeiträume, Zeile für Zeile gegen die alte Datei. Nach dem Wechsel anzubinden ist einfacher, als zweimal anzubinden.

Ein Wechsel ist auch ein guter Moment zum Aufräumen: ungenutzte Artikel und Konten stilllegen, doppelte Kunden zusammenführen und die Zuordnung einmal mit Ihrer Buchhaltung für alles festlegen, was danach hineinfließt.

Testen und live gehen

Eine Buchhaltungsanbindung wird gegen die Bücher getestet, nicht nur gegen den Code. Das Sandbox-Unternehmen wird mit einem realistischen Monat an Daten gefüllt, die Anbindung läuft, und Ihre Buchhaltung stimmt ihn so ab, wie sie einen echten Monat abstimmen würde: Bankeingänge gegen Auszahlungen, Forderungen gegen Rechnungen, eingenommene Steuer gegen Verkäufe. Erst wenn dieser Monat sauber abschließt, zeigt die Anbindung auf Ihr echtes Unternehmen.

Der Livegang gelingt am besten zu Beginn eines Zeitraums, mit einem klaren Stichtag: alles davor auf dem alten Weg erfasst, alles danach über die Anbindung. In den ersten Wochen prüft jemand täglich die Fehlerwarteschlange, und die Zuordnung wird angepasst, solange die Mengen noch klein sind.

Danach ist die Arbeit gewöhnliche Wartung: Die API ändert sich von Zeit zu Zeit, Ihre Produkte und Steuerregeln ändern sich, und die Anbindung sollte sich mit ihnen ändern. Ein Supportplan mit Reaktionszeit deckt das ab, oder Ihr eigenes Team übernimmt es mit den Übergabedokumenten.

Was es kostet, jetzt berechnet

Die zwei durchgerechneten Beispiele unten berechnet unser Rechner nach der Preisliste, die gilt, wenn Sie diese Seite öffnen: eine Synchronisierung in eine Richtung aus einer kleinen Web-App und eine in beide Richtungen mit einem Abstimmungs-Dashboard. Ihr QuickBooks-Abonnement ist getrennt, und Intuit kann intensive Nutzung seiner API berechnen; die Schätzung führt auf, was gilt.

Was Sie fragen sollten, bevor Sie beginnen

1. 01

   Würde ein fertiger Konnektor genügen?

   Passt einer zu Ihren Daten, nutzen Sie ihn. Individuelle Arbeit ist für den Fall, dass keiner passt.

2. 02

   Wer zeichnet die Zuordnung ab?

   Ihre Buchhaltung, schriftlich, vor dem Bau.

3. 03

   Welche Seite gewinnt?

   Bei Synchronisierung in beide Richtungen: eine Regel je Feld, vorab vereinbart.

4. 04

   Wie werden Fehler gesehen und behoben?

   Eine Warteschlange und eine Ansicht, keine E-Mail, die niemand liest.

5. 05

   Wer ist nach dem Start zuständig?

   Jemand muss die Warteschlange im Blick behalten. Entscheiden Sie vor dem Livegang, wer.