Abrechnen, was die Halle tat

Wo Abrechnung verloren geht

In den meisten Lagern wird die Abrechnung am Monatsende aus dem WMS, E-Mails und dem Gedächtnis rekonstruiert. Lagerung ist leicht abzurechnen, und Handling wird meist erfasst. Was verloren geht, sind die Zusatzleistungen: der Eilauftrag, das Umetikettieren, die Sperre zur Prüfung, der Wareneingang nach Feierabend, die Palette, die neu aufgebaut werden musste. Jede ist klein. Zusammen machen sie oft den Unterschied zwischen einem Kunden, der sich lohnt, und einem, der Sie still Geld kostet.

Die Lösung ist keine bessere Tabelle. Sie besteht darin, jedes abrechenbare Ereignis festzuhalten, wenn es geschieht, mit dem Kunden und dem geltenden Satz, sodass die Rechnung eine Summe ist und keine Rekonstruktion.

Aus Ereignissen abrechnen, nicht aus dem Gedächtnis

1. 01

   Wareneingang

   Jeder Eingang mit seinen Einheiten, Paletten oder Kartons erfasst, dazu jede Ausnahme: beschädigt, ohne Etikett, nach Feierabend.

2. 02

   Lagerung

   Belegung so gemessen, wie der Vertrag es sagt: nach Palettenstellplatz, nach Kubikvolumen oder nach Fach, an den vereinbarten Stichtagen.

3. 03

   Handling

   Picks, Verpackungen und Sendungen je Auftragsposition, je Einheit oder je Karton gezählt, wie die Preisliste jedes Kunden es festlegt.

4. 04

   Zusatzleistungen

   Sonderarbeit, an einem Scanner oder Tablet mit einem Grundcode gestartet, sodass sie abrechenbar ist, sobald sie erledigt ist.

5. 05

   Sperren und Retouren

   Prüfsperren, Retourenbearbeitung und Entsorgung als Ereignisse mit eigenen Sätzen erfasst.

Eine Preisliste je Kunde

Jeder 3PL-Vertrag ist etwas anders. Sätze gehören in Daten, die Ihre Kundenbetreuer bearbeiten, nicht in Code: Lagereinheiten und Zeiträume, Handling-Einheiten, Mindestbeträge, Listen der Zusatzleistungen mit ihren Preisen und die Daten, ab denen jede Fassung gilt. Ändert sich ein Satz, bleibt der alte in der Historie, sodass sich eine frühere Rechnung immer erklären lässt.

Lassen Sie Kunden sehen, warum

Streit über Rechnungen dauert länger als die Abrechnung. Ein Kundenportal, das jede Position mit den Ereignissen dahinter zeigt, dem Auftrag, dem Datum und dem Scan oder Foto, klärt die meisten Fragen, bevor sie gestellt werden. Dasselbe Portal zeigt Kunden ihren Bestand, ihre laufenden Aufträge und ihre offenen Sperren, und genau dazu wollten sie meist ohnehin eine E-Mail schreiben.

Von der Rechnung in die Buchhaltung

Ist die Rechnung eine Summe von Ereignissen, kann sie ohne erneutes Abtippen ins Buchhaltungssystem gehen. Eine Synchronisierung auf der QuickBooks Online API legt die Rechnung beim richtigen Kunden mit den richtigen Artikeln an, und in QuickBooks erfasste Zahlungen fließen zurück, sodass Kundenbetreuer sehen, wer bezahlt hat. Größere Betriebe tun dasselbe mit ihrem ERP.

Frachtführer und Händler

Versandkosten kommen von Frachtführern, über eine Versandplattform oder die API jedes Frachtführers, und werden zum Selbstkostenpreis oder mit vereinbartem Aufschlag an den Kunden weiterberechnet. Handelskunden verlangen oft EDI für Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen, wobei jeder Partner nach eigenem Zeitplan zertifiziert. Beides sollten Sie früh abgrenzen, weil es den Kalender stärker bestimmt als der Code.

Lagerstichtage und Inventurzählungen

Lagerung wird nach dem abgerechnet, was an den vereinbarten Stichtagen in der Halle lag, also muss der Stichtag stimmen. Das hängt von genauen Lagerplätzen ab, und die hängen von Inventurzählungen ab. Ein Abrechnungsprojekt ist oft der Moment, in dem ein Lager merkt, wie weit seine Lagerplätze von der Wirklichkeit abgewichen sind.

Bauen Sie die Zählungen ein: kurze tägliche Zählungen je Zone, mit Abweichungen, die erfasst und freigegeben statt still korrigiert werden, und ein Stichtag, der in jedem Zeitraum zur selben Zeit läuft. Bezweifelt ein Kunde eine Lagerposition, ist die Antwort der Stichtag und die Zählhistorie dahinter.

Mindestbeträge verdienen dieselbe Sorgfalt. Ein Kunde mit monatlichem Mindestbetrag sollte im Portal schon während des Monats sehen, wie nah er daran ist, nicht erst auf der Rechnung, und so wird aus einer Überraschung ein Gespräch.

Einen neuen Kunden aufnehmen

Die meisten Abrechnungsfehler beginnen am ersten Tag eines Vertrags. Die Preisliste wird aus einem PDF abgetippt, die Artikelstammdaten des Kunden kommen als Tabelle mit fehlenden Maßen, und niemand ist sich einig, was als Palette zählt. Ein Abrechnungssystem sollte die Aufnahme zu einer Checkliste machen: die Preisliste eingegeben und von einer zweiten Person geprüft, Artikel mit geprüften Maßeinheiten und Abmessungen importiert, die Liste der Zusatzleistungen vereinbart und unterschrieben und eine Testrechnung aus einer Woche Beispielereignissen erstellt, bevor die erste echte kommt.

Dieselbe Checkliste hilft bei der Verlängerung. Ändern sich die Sätze, wird die neue Liste mit ihrem Startdatum eingegeben und die alte behalten, sodass die erste Rechnung zu den neuen Sätzen Zeile für Zeile mit der letzten zu den alten verglichen werden kann.

Was es kostet, jetzt berechnet

Die zwei durchgerechneten Beispiele unten berechnet unser Rechner nach der Preisliste, die gilt, wenn Sie diese Seite öffnen: Abrechnung aus Scan-Ereignissen in zwei Gebäuden mit robusten Scannern und einer Synchronisierung mit QuickBooks Online in beide Richtungen, und ein Kundenportal für sich mit einer Synchronisierung in eine Richtung.

Wo Sie anfangen

1. 01

   Listen Sie auf, was Sie heute nicht abrechnen

   Fragen Sie die Schichtleitungen, welche Arbeit nie auf einer Rechnung landet. Diese Liste ist die Begründung für das Projekt.

2. 02

   Preislisten in Daten ablegen

   Schon vor neuer Software: Schreiben Sie die Sätze jedes Kunden an einer strukturierten Stelle auf.

3. 03

   Zusatzleistungen an der Quelle erfassen

   Ein Grundcode am Scanner oder Tablet schlägt eine E-Mail am Monatsende.

4. 04

   Zeigen Sie es dem Kunden

   Ein Portal mit den Ereignissen hinter jeder Position zahlt sich durch kürzere Streitigkeiten aus.