Où la facturation fuit
Dans la plupart des entrepôts, la facturation est reconstituée à la fin du mois à partir du WMS, des courriels et de la mémoire. L’entreposage se facture facilement et la manutention est en grande partie saisie. Ce qui fuit, ce sont les frais accessoires : la commande urgente, le réétiquetage, la retenue pour inspection, la réception après les heures, la palette à refaire. Chacun est petit. Ensemble, ils font souvent la différence entre un client qui vaut la peine d’être gardé et un client qui vous coûte de l’argent sans bruit.
La solution n’est pas un meilleur chiffrier. C’est de consigner chaque événement facturable au moment où il se produit, pour le bon client et au bon tarif, pour que la facture soit une somme plutôt qu’une reconstitution.
Facturer les événements, pas la mémoire
- 01
Réception
Chaque réception consignée avec ses unités, palettes ou cartons, et toute exception : endommagé, non étiqueté, après les heures.
- 02
Entreposage
L’occupation mesurée comme le prévoit le contrat : par emplacement de palette, par volume ou par casier, aux jours de relevé convenus.
- 03
Manutention
Prélèvements, emballages et expéditions comptés par ligne de commande, par unité ou par carton, selon la grille de chaque client.
- 04
Frais accessoires
Le travail spécial démarré depuis un lecteur ou une tablette avec un code de motif, pour qu’il soit facturable dès qu’il est fait.
- 05
Retenues et retours
Retenues pour inspection, traitement des retours et éliminations consignés comme des événements, avec leurs propres tarifs.
Une grille tarifaire par client
Chaque contrat 3PL est un peu différent. Les tarifs vont dans des données, modifiées par vos gestionnaires de comptes, pas dans le code : unités et périodes d’entreposage, unités de manutention, minimums, listes de frais accessoires et leurs prix, et la date à partir de laquelle chaque version s’applique. Quand un tarif change, l’historique garde l’ancien, pour qu’une facture passée puisse toujours être expliquée.
| Frais | Habituellement mesurés par | Attention à |
|---|---|---|
| Entreposage | Emplacement de palette, volume ou casier, aux jours de relevé | Les périodes partielles au début et à la fin d’un contrat |
| Réception | Palette, carton ou unité | Les exceptions comme les conteneurs chargés en vrac |
| Prélèvement et emballage | Commande, ligne ou unité | Les trousses et les services à valeur ajoutée |
| Expédition | Envoi ou carton, plus le coût du transporteur | Les frais de transport refacturés au coût ou majorés, comme convenu |
| Frais accessoires | Événement avec code de motif | Les règles d’approbation pour le travail que le client n’a pas demandé d’avance |
Laisser les clients voir pourquoi
Les différends de facturation prennent plus de temps que la facturation. Un portail client qui montre chaque frais avec les événements derrière lui, la commande, la date, le balayage ou la photo, règle la plupart des questions avant qu’elles soient posées. Le même portail permet aux clients de voir leur inventaire, leurs commandes en cours et leurs retenues ouvertes, ce qui était souvent l’objet de leur courriel au départ.
De la facture aux livres
Une fois que la facture est une somme d’événements, elle peut aller au système comptable sans être retapée. Une synchronisation bâtie sur l’API de QuickBooks Online crée la facture pour le bon client et les bons articles, et les paiements saisis dans QuickBooks reviennent pour que les gestionnaires de comptes voient qui a payé. Les grandes exploitations font de même avec leur ERP.
Transporteurs et détaillants
Les frais d’expédition viennent des transporteurs, par une plateforme d’expédition ou l’API de chaque transporteur, et sont refacturés au client au coût ou avec une majoration convenue. Les clients détaillants exigent souvent de l’EDI pour les commandes, les avis d’expédition et les factures, chaque partenaire certifiant selon son propre calendrier. Les deux méritent d’être cernés tôt, parce qu’ils fixent le calendrier plus que le code.
Relevés d’entreposage et inventaires tournants
L’entreposage se facture à partir de ce qui était sur le plancher aux jours de relevé convenus : le relevé doit donc être juste. Cela dépend de l’exactitude des emplacements, qui dépend des inventaires tournants. Un projet de facturation est souvent le moment où un entrepôt découvre à quel point ses emplacements se sont éloignés de la réalité.
Intégrez les inventaires : de courts comptages quotidiens par zone, avec les écarts consignés et approuvés plutôt que corrigés en silence, et un relevé qui roule à la même heure à chaque période. Quand un client conteste des frais d’entreposage, la réponse, c’est le relevé et l’historique des comptages derrière lui.
Les minimums méritent le même soin. Un client qui a un minimum mensuel devrait voir dans le portail où il en est pendant le mois, pas seulement sur la facture : une surprise devient alors une conversation.
L’arrivée d’un nouveau client
La plupart des erreurs de facturation commencent le premier jour d’un contrat. La grille tarifaire est retapée à partir d’un PDF, la liste des articles du client arrive dans un chiffrier aux dimensions manquantes, et personne ne s’entend sur ce qui compte comme une palette. Un système de facturation devrait faire de l’arrivée d’un client une liste de vérification : la grille saisie et revue par une deuxième personne, les articles importés avec leurs unités de mesure et leurs dimensions validées, la liste des frais accessoires convenue et signée, et une facture d’essai produite à partir d’une semaine d’événements d’exemple avant la première vraie.
La même liste sert au renouvellement. Quand les tarifs changent, la nouvelle grille est saisie avec sa date de début et l’ancienne est conservée : la première facture aux nouveaux tarifs peut alors être vérifiée ligne par ligne contre la dernière aux anciens.
Ce que ça coûte, calculé maintenant
Les deux exemples ci-dessous sont chiffrés par notre estimateur selon la grille tarifaire en vigueur à l’ouverture de cette page : une facturation à partir des balayages dans deux bâtiments avec des lecteurs robustes et une synchronisation bidirectionnelle avec QuickBooks Online, et un portail client seul avec une synchronisation unidirectionnelle.
Exemple chiffré en direct
Facturation 3PL par événements dans deux bâtiments
Balayages, grilles tarifaires par client, frais accessoires avec codes de motif, portail client et synchronisation bidirectionnelle avec QuickBooks Online.
- Développement
- ≈ 120 000 USD à 183 000 USD, livré en 32 semaines au plus170 800 $ CA à 261 200 $ CA
Les prix dans votre devise sont des estimations au taux du jour de la Banque du Canada. Toute la facturation se fait en CAD ou en USD.
Effort estimé par rôle
- Développement
- 695 à 1063 h
- Développeur dorsal principal
- 102 à 156 h
- Développeur dorsal
- 101 à 155 h
- Gestionnaire de projet
- 96 à 147 h
- Développeur frontal
- 90 à 137 h
- Ingénieur assurance qualité
- 87 à 133 h
- Concepteur de produits
- 64 à 97 h
- Développeur frontal principal
- 54 à 82 h
- Ingénieur principal
- 52 à 80 h
- Architecte logiciel
- 51 à 79 h
- Développeur dorsal junior
- 51 à 77 h
- Concepteur de produits principal
- 42 à 65 h
- Développeur frontal junior
- 36 à 55 h
- Ingénieur DevOps
- 24 à 36 h
- Développeur mobile
- 16 à 24 h
- Rédacteur technique
- 15 à 23 h
- Développeur mobile principal
- 12 à 18 h
- Développeur mobile junior
- 7 à 11 h
Modalités de paiement
- Acompte 20 %
- 34 160 $ CA à 52 240 $ CA
- Découverte 1,6 %
- 2 732,80 $ CA à 4 179,20 $ CA
- Correspondance des données et connexion au bac à sable 2,4 %
- 4 099,20 $ CA à 6 268,80 $ CA
- Découverte et visite des lieux 4,4 %
- 7 515,20 $ CA à 11 492,80 $ CA
- Maquettes approuvées 6,1 %
- 10 418,80 $ CA à 15 933,20 $ CA
- Fonctions principales 5 %
- 8 540 $ CA à 13 060 $ CA
- Développement complet 3,3 %
- 5 636,40 $ CA à 8 619,60 $ CA
- Synchronisation bâtie et rapprochée dans le bac à sable 7,3 %
- 12 468,40 $ CA à 19 067,60 $ CA
- Stocks, réception et transferts 13,4 %
- 22 887,20 $ CA à 35 000,80 $ CA
- Suivi et appareils fonctionnels 8,9 %
- 15 201,20 $ CA à 23 246,80 $ CA
- Tests et corrections 1,6 %
- 2 732,80 $ CA à 4 179,20 $ CA
- Site pilote en service 4,4 %
- 7 515,20 $ CA à 11 492,80 $ CA
- Mise en ligne 1,6 %
- 2 732,80 $ CA à 4 179,20 $ CA
- Bascule en production 2,4 %
- 4 099,20 $ CA à 6 268,80 $ CA
- Soutien renforcé après la mise en ligne 2,4 %
- 4 099,20 $ CA à 6 268,80 $ CA
- Déploiement 5,2 %
- 8 881,60 $ CA à 13 582,40 $ CA
- Retenue, 30 jours après la mise en ligne (10 %)
- 17 080 $ CA à 26 120 $ CA
Exploitation
- Hébergement
- ≈ 344 USD par mois490 $ CA par mois
- Soutien
- ≈ 2 500 USD par mois3 565 $ CA par mois
Exemple chiffré en direct
Un portail client qui explique les frais
Inventaire, commandes, retenues et factures avec les événements derrière chaque frais, et une synchronisation unidirectionnelle avec QuickBooks Online.
- Développement
- ≈ 52 900 USD à 81 000 USD, livré en 19 semaines au plus75 400 $ CA à 115 300 $ CA
Les prix dans votre devise sont des estimations au taux du jour de la Banque du Canada. Toute la facturation se fait en CAD ou en USD.
Modalités de paiement
- Acompte 30 %
- 22 620 $ CA à 34 590 $ CA
- Découverte 4,4 %
- 3 317,60 $ CA à 5 073,20 $ CA
- Correspondance des données et connexion au bac à sable 3,3 %
- 2 488,20 $ CA à 3 804,90 $ CA
- Maquettes approuvées 4,4 %
- 3 317,60 $ CA à 5 073,20 $ CA
- Fonctions principales 13,2 %
- 9 952,80 $ CA à 15 219,60 $ CA
- Développement complet 8,8 %
- 6 635,20 $ CA à 10 146,40 $ CA
- Synchronisation bâtie et rapprochée dans le bac à sable 10 %
- 7 540 $ CA à 11 530 $ CA
- Tests et corrections 4,4 %
- 3 317,60 $ CA à 5 073,20 $ CA
- Mise en ligne 4,4 %
- 3 317,60 $ CA à 5 073,20 $ CA
- Bascule en production 3,3 %
- 2 488,20 $ CA à 3 804,90 $ CA
- Soutien renforcé après la mise en ligne 3,8 %
- 2 865,20 $ CA à 4 381,40 $ CA
- Retenue, 30 jours après la mise en ligne (10 %)
- 7 540 $ CA à 11 530 $ CA
Exploitation
- Hébergement
- ≈ 176 USD par mois250 $ CA par mois
- Soutien
- ≈ 1 000 USD par mois1 425 $ CA par mois
Par où commencer
- 01
Lister ce que vous ne facturez pas aujourd’hui
Demandez aux chefs d’équipe quel travail ils font qui n’arrive jamais sur une facture. Cette liste, c’est l’argument d’affaires.
- 02
Mettre les grilles tarifaires dans des données
Même avant un nouveau logiciel, écrivez les tarifs de chaque client à un seul endroit structuré.
- 03
Saisir les frais accessoires à la source
Un code de motif sur un lecteur ou une tablette vaut mieux qu’un courriel en fin de mois.
- 04
Montrer au client
Un portail avec les événements derrière chaque frais se rentabilise par des différends plus courts.