Nos projets

Ces conditions s’appliquent à chaque énoncé des travaux (« ÉT ») conclu aux termes de notre contrat-cadre de services. Un ÉT est habituellement la soumission que vous acceptez. Il décrit un projet ou un service : la portée, les livrables, les étapes et leur poids, le prix, la devise, les dates, les hypothèses, les coûts de tiers éventuels, et tout plan de soutien ou hébergement.

La portée est ce que dit l’ÉT, et non ce que disait une estimation.

Les pourcentages et les délais ci-dessous sont ceux en vigueur à la date de cette version. Votre ÉT présente le calendrier de paiement établi à partir des chiffres en vigueur à sa signature, et c’est ce calendrier que vous payez, même si ces chiffres changent plus tard.

Une estimation de notre estimateur n’est pas une soumission (voir les conditions des estimations). Après avoir discuté des détails, nous vous envoyons une soumission. Elle est valide jusqu’à la date qui y figure.

Une soumission vous engage quand chaque personne que votre organisation désigne pour la signer, et nous-mêmes, l’avons signée, par voie électronique comme le décrit notre contrat-cadre de services. Vous signez le contrat-cadre de services une seule fois; chaque projet suivant ne demande que sa propre soumission et son propre ÉT. Une fois les documents d’un projet entièrement signés, nous émettons la facture d’acompte. Les versions de ces conditions et du contrat-cadre de services en vigueur le jour de votre acceptation s’appliquent à ce projet pendant toute sa durée, à moins que nous ne convenions tous deux par écrit de le faire passer à une version ultérieure.

Les personnes que vous nommez se joignent ensuite au portail client, où se trouvent le projet, ses étapes, ses fichiers, ses approbations, ses messages et ses factures. Seules les personnes que votre organisation autorise à approuver dans le portail (les « approbateurs ») peuvent approuver le travail et les modifications. Les autres peuvent consulter le projet, écrire dans son fil et ajouter des fichiers. Les factures sont envoyées aux personnes que votre organisation désigne pour la facturation.

Un acompte est exigible avant le début des travaux. Sa part dépend du prix du projet avant taxes, coûts de tiers et modifications :

Pour un projet facturé en dollars américains, le prix est comparé à ces tranches en dollars canadiens, au taux de change fixé pour le projet. Nous commençons une fois l’acompte payé. S’il est payé plus tard que prévu, les dates sont reportées d’autant.

Ce qui reste après l’acompte et la retenue est réparti entre les étapes du projet selon leur poids, au cent près, pour que le calendrier corresponde exactement au prix. Chaque type de projet a ses propres étapes, et un projet de plusieurs types les combine, avec une seule mise en ligne à la fin. Votre ÉT indique chaque étape et son montant.

Une étape est facturée lorsqu’elle est acceptée, comme le décrit la clause suivante. Sa facture est payable dans les 7 jours.

Quand une étape est terminée de notre côté, nous demandons à vos approbateurs de l’approuver dans le portail client. Un approbateur peut l’approuver, ou demander des changements avec une note qui précise en quoi elle ne respecte pas la portée convenue. Une demande de changements remet l’étape en cours. Nous la corrigeons et la soumettons de nouveau, et une nouvelle période d’approbation commence.

Si aucun approbateur ne répond dans les 5 jours ouvrables suivant notre demande, l’étape est réputée acceptée et sa facture est émise. Le portail indique la date et l’heure exactes avant lesquelles répondre. Le dossier indique si une étape a été approuvée ou réputée acceptée, de sorte qu’il n’y a jamais de doute.

Les jours ouvrables vont du lundi au vendredi, à l’heure de Vancouver, sans compter les jours fériés de la Colombie-Britannique ni nos jours de fermeture, comme le lendemain de Noël.

Seules les étapes peuvent être réputées acceptées. Une conception ou une modification attend toujours la réponse d’un approbateur.

Accepter une étape ne supprime pas la garantie : un défaut découvert plus tard est tout de même corrigé en vertu de celle-ci.

Chaque demande et chaque réponse est consignée avec l’auteur, le moment et une copie figée de ce qui lui était présenté. Ce dossier est conservé sept ans après la clôture du projet, à titre de preuve de ce qui a été convenu.

Tout ce qui sort de la portée convenue est une modification. Si une de vos demandes constitue une modification, nous vous le disons avant de la réaliser.

Nous chiffrons chaque modification dans le portail client : ce qui change, le prix et l’effet sur les dates, en jours. Un approbateur l’approuve ou non. Aucun travail n’est fait sur une modification avant son approbation.

Quand une modification est approuvée, 50 % de son prix est facturé aussitôt et doit être payé avant le début du travail sur celle-ci. L’autre 50 % s’ajoute à l’étape où elle s’intègre, et est payé avec cette étape. Ses jours reportent les dates.

Chaque ÉT s’engage sur une date de livraison, soit le haut de notre fourchette estimée. Le plan prévoit 5 jours ouvrables d’approbation pour chaque étape.

Quand le plan vous attend (renseignements, contenus, accès, décisions, tiers que vous avez choisi) ou attend la fin d’une pause, les dates qui en dépendent sont reportées de la durée de l’attente.

10 % du prix est retenu. Nous consignons le jour de la mise en ligne du projet. Pendant 30 jours à compter de ce jour, vous pouvez signaler des défauts dans le portail client, et nous les corrigeons sans frais.

Un défaut est un écart par lequel le travail ne fait pas ce que prévoit sa portée acceptée. Une nouveauté que vous souhaitez est une modification.

La retenue est facturée une fois les 30 jours écoulés, si aucun défaut signalé n’est encore ouvert. Sa facture est payable dans les 7 jours.

Le matériel, le temps de calcul GPU, les audits externes, les licences et les autres coûts de tiers sont facturés d’avance, sur des factures distinctes, en dehors des étapes.

Les coûts de tiers sont refacturés au prix coûtant. Le matériel est facturé au prix coûtant plus une marge de manutention de 15 %, et peut être payé par n’importe quel mode de paiement, sans frais pour la carte. Les prix du matériel changent, de sorte que le prix est confirmé avant la commande.

L’installation par un entrepreneur local, quand un projet en a besoin, fait l’objet d’une soumission distincte après une visite des lieux et ne fait pas partie de notre prix.

Nous envoyons un rappel quand une facture est en souffrance. À 14 jours de retard, le projet est mis en pause. Pendant la pause, rien de nouveau n’est facturé : une étape acceptée entre-temps, la première moitié d’une modification, un mois de provision et la retenue sont tous facturés à la fin de la pause.

Quand tout ce qui est en souffrance est payé, le travail reprend et toutes les dates suivantes, y compris celle de la retenue, sont reportées de la durée de la pause.

Les montants en souffrance portent intérêt à 1,5 % par mois (18 % par année), calculé chaque jour, et facturé à part.

Les plans de soutien et les provisions sont facturés mensuellement d’avance, le 1er de chaque mois, pour au moins 3 mois. Les heures non utilisées dans un mois ne sont pas reportées au suivant. Votre ÉT indique les heures mensuelles du plan et son délai de première réponse.

Une équipe dédiée est facturée mensuellement d’avance.

Après la période minimale, un plan, une provision ou une équipe se poursuit de mois en mois. Chacun peut y mettre fin à la fin d’un mois en donnant à l’autre un préavis écrit de 30 jours.

Les projets sont chiffrés en dollars canadiens. Un client facturé aux États-Unis peut choisir le dollar américain, afin de pouvoir payer par ACH. Le taux de change est alors fixé à la signature de l’ÉT, et le prix, le calendrier, la retenue et tout intérêt sont en dollars américains à ce taux.

Chacun peut mettre fin à un ÉT moyennant un préavis écrit de 30 jours. Ce que vous payez, et la façon dont l’acompte est appliqué, figurent dans le contrat-cadre de services, sous durée et fin.

Les lois de la Colombie-Britannique (Canada), ainsi que les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, régissent ce document. Les différends sont entendus par les tribunaux de la Colombie-Britannique (Canada).

Ces conditions sont publiées en français et en anglais. Les deux versions font également foi.