Cómo funcionan los proyectos

Estas condiciones se aplican a todas las órdenes de trabajo («orden de trabajo» o «SOW») celebradas conforme a nuestro contrato marco de servicios. Una orden de trabajo suele ser el presupuesto que usted acepta. Describe un proyecto o servicio: el alcance, los entregables, los hitos y sus pesos, el precio, la moneda, las fechas, los supuestos, los costes de terceros y cualquier plan de soporte o alojamiento.

El alcance es lo que dice la orden de trabajo, no lo que decía una estimación.

Los porcentajes y los días de abajo son los vigentes en la fecha de esta versión. Su orden de trabajo muestra el calendario de pagos calculado con las cifras vigentes cuando se firmó, y ese calendario es lo que usted paga, aunque estas cifras cambien después.

Una estimación de nuestro estimador no es un presupuesto (vea las condiciones de las estimaciones). Después de hablar de los detalles, le enviamos un presupuesto. Es válido hasta la fecha impresa en él.

Un presupuesto pasa a ser vinculante cuando lo han firmado todas las personas que su organización designe para firmarlo, y nosotros, de forma electrónica como describe nuestro contrato marco de servicios. El contrato marco de servicios se firma una sola vez; cada proyecto posterior solo necesita su propio presupuesto y su orden de trabajo. Cuando los documentos de un proyecto están firmados por completo, emitimos la factura del anticipo. Las versiones de estas condiciones y del contrato marco de servicios vigentes el día en que usted acepta se aplican a ese proyecto durante toda su vida, salvo que ambos acordemos por escrito pasarlo a una versión posterior.

Las personas que usted designe se incorporan entonces al portal de clientes, donde están el proyecto, sus hitos, archivos, aprobaciones, mensajes y facturas. Solo las personas a las que su organización autoriza a aprobar allí («aprobadores») pueden dar el visto bueno al trabajo y aprobar cambios. Las demás pueden ver el proyecto, escribir en su hilo y añadir archivos. Las facturas se envían a las personas que su organización designe para la facturación.

Se debe pagar un anticipo antes de empezar el trabajo. Su porcentaje depende del precio del proyecto sin impuestos, costes de terceros ni cambios:

En un proyecto facturado en dólares estadounidenses, el precio se compara con estos tramos en dólares canadienses al tipo de cambio fijado para el proyecto. Empezamos cuando se paga el anticipo. Si se paga más tarde de lo previsto, las fechas se desplazan lo mismo.

Lo que queda después del anticipo y la retención se reparte entre los hitos del proyecto según sus pesos, al céntimo, para que el calendario sume exactamente el precio. Cada tipo de proyecto tiene sus propios hitos, y un proyecto de varios tipos los combina, con una sola puesta en marcha al final. Su orden de trabajo enumera cada hito y su importe.

Un hito se factura cuando se acepta, como describe la cláusula siguiente. Su factura vence a los 7 días.

Cuando terminamos un hito por nuestra parte, pedimos a sus aprobadores en el portal de clientes que lo aprueben. Un aprobador puede aprobarlo, o pedir cambios con una nota que indique en qué no cumple el alcance acordado. Pedir cambios devuelve el hito a «en curso». Lo corregimos y volvemos a pedir la aprobación, y empieza un nuevo plazo de aprobación.

Si ningún aprobador responde en los 5 días hábiles siguientes a nuestra petición, el hito se considera aceptado y se emite su factura. El portal muestra la fecha y la hora exactas límite para responder. El registro indica si un hito se aprobó o se consideró aceptado, para que nunca haya dudas sobre lo que ocurrió.

Los días hábiles son de lunes a viernes en hora de Vancouver, sin contar los festivos oficiales de Columbia Británica ni los días de cierre de nuestra empresa, como el 26 de diciembre (Boxing Day).

Solo los hitos pueden considerarse aceptados. Un diseño o un cambio siempre espera la respuesta de un aprobador.

Aceptar un hito no elimina la garantía: un defecto que se encuentre después se sigue corrigiendo conforme a ella.

Cada petición y cada respuesta quedan registradas con quién actuó, cuándo y una copia fija de lo que tenía delante. Ese registro se conserva durante siete años después del cierre del proyecto, como constancia de lo acordado.

Todo lo que queda fuera del alcance acordado es un cambio. Si algo que nos pide es un cambio, se lo decimos antes de hacerlo.

Presupuestamos cada cambio en el portal de clientes: qué cambia, el precio y el efecto en las fechas, en días. Un aprobador lo aprueba o no. No se desarrolla nada de un cambio antes de que se apruebe.

Cuando se aprueba un cambio, el 50% de su precio se factura de inmediato y debe pagarse antes de empezar a trabajar en él. El otro 50% se añade al hito en el que encaja, y se paga con ese hito. Sus días desplazan las fechas.

Cada orden de trabajo se compromete con una fecha de entrega, que es el extremo alto de nuestra horquilla estimada. El plan incluye 5 días hábiles de aprobación para cada hito.

Cuando el plan depende de usted (información, contenidos, accesos, decisiones, un tercero que usted eligió) o de una pausa, las fechas que dependen de ello se desplazan lo que dure la espera.

Se retiene el 10% del precio. Registramos el día en que el proyecto entra en producción. Durante los 30 días siguientes puede comunicar defectos en el portal de clientes, y los corregimos sin coste.

Un defecto es cualquier forma en que el trabajo no hace lo que dice su alcance aceptado. Algo nuevo que le gustaría tener es un cambio.

La retención se factura cuando han pasado los 30 días y no queda abierto ningún defecto comunicado. Su factura vence a los 7 días.

El hardware, el tiempo de GPU, las auditorías externas, las licencias y otros costes de terceros se facturan por adelantado, en facturas propias, fuera de los hitos.

Los costes de terceros se repercuten a coste. El hardware se factura a coste más un margen de gestión del 15%, y puede pagarse por cualquiera de las formas de pago, sin recargo por tarjeta. Los precios del hardware cambian, así que el precio se confirma antes de hacer el pedido.

La instalación por un contratista local, cuando un proyecto la necesita, se presupuesta aparte después de una visita al lugar y no forma parte de nuestro precio.

Enviamos un recordatorio cuando una factura está vencida. A los 14 días del vencimiento, el proyecto se pone en pausa. Mientras está en pausa no se factura nada nuevo: un hito aceptado entretanto, la primera mitad de un cambio, un mes de iguala y la retención se facturan todos cuando termina la pausa.

Cuando se paga todo lo vencido, el trabajo se reanuda y todas las fechas posteriores, incluida la de la retención, se desplazan lo que haya durado la pausa.

Los importes vencidos devengan intereses del 1,5% mensual (18% anual), calculados por días, y se facturan aparte.

Los planes de soporte y las igualas se facturan por meses anticipados, el día 1 de cada mes, durante al menos 3 meses. Las horas no usadas en un mes no pasan al siguiente. Su orden de trabajo indica las horas mensuales del plan y su tiempo de primera respuesta.

Un equipo dedicado se factura por meses anticipados.

Pasado el mínimo, un plan, una iguala o un equipo continúa mes a mes. Cualquiera de los dos puede ponerle fin al final de un mes con un preaviso por escrito de 30 días al otro.

Los proyectos se presupuestan en dólares canadienses. Un cliente facturado en Estados Unidos puede elegir dólares estadounidenses para poder pagar por ACH. En ese caso, el tipo de cambio se fija cuando se firma la orden de trabajo, y el precio, el calendario, la retención y los intereses, si los hay, se expresan en dólares estadounidenses a ese tipo.

Cualquiera de los dos puede poner fin a una orden de trabajo con un preaviso por escrito de 30 días. Lo que usted paga, y cómo se aplica el anticipo, se establece en el contrato marco de servicios, en «Duración y terminación».

Las leyes de Columbia Británica (Canadá), y las leyes federales de Canadá aplicables allí, rigen este documento. Los litigios se someten a los tribunales de Columbia Británica (Canadá).

Estas condiciones se publican en inglés y en francés. Ambas versiones tienen la misma validez. Esta traducción al español es de cortesía: en caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.