Vos livres au diapason

Pourquoi se brancher

Retaper ventes, factures et paiements dans QuickBooks est lent et introduit des erreurs découvertes à la fin du mois, quand elles coûtent le plus cher à corriger. Une intégration bâtie sur l’API de QuickBooks Online inscrit ces écritures au moment où elles se produisent, dans les comptes choisis par votre comptable, et vous avertit quand quelque chose ne cadre pas.

Les connecteurs tout faits sont la bonne réponse pour bien des entreprises, et nous vous le dirons. Une intégration sur mesure vaut son coût quand vos données ne cadrent pas avec les hypothèses d’un connecteur : plusieurs entités, un traitement fiscal particulier, des frais et des versements qui doivent aller dans des comptes précis, ou un système qu’aucun connecteur ne prend en charge.

Les trois niveaux

La correspondance, avec votre comptable

Le plus difficile dans une intégration comptable, ce n’est pas le code. C’est de convenir, champ par champ, où chaque écriture aboutit : à quel compte de revenus un produit s’inscrit, comment les rabais et les frais sont comptabilisés, quels codes de taxe s’appliquent où, et ce qui arrive aux remboursements et aux paiements partiels. Votre comptable devrait approuver cette correspondance avant le début du développement, car la changer plus tard oblige à réinscrire l’historique.

• Produits et services vers des articles, et articles vers des comptes de revenus.
• Clients vers clients, avec une règle sur le côté qui l’emporte quand les deux changent.
• Frais et versements du processeur de paiement vers leurs propres comptes, pour que les dépôts concordent.
• Codes de taxe par province, État ou pays, tels que votre comptable les applique.
• Remboursements, notes de crédit et paiements partiels, chacun avec son traitement.

Pourquoi les deux sens, c’est difficile

La synchronisation unidirectionnelle a une seule source de vérité. La bidirectionnelle en a deux, et chaque champ a besoin d’une règle sur le côté qui l’emporte quand les deux changent. Les changements sont captés par webhooks au moment où ils se produisent, avec une passe de rattrapage régulière, parce qu’un avis manqué ne doit jamais devenir une écriture manquée.

Chaque écriture doit pouvoir être répétée sans danger : si la même facture est envoyée deux fois, elle doit être inscrite une seule fois. Et l’API limite la fréquence des appels par société : une reprise importante de l’historique se planifie plutôt que de partir d’un coup.

Erreurs, files d’attente et écran de rapprochement

Certaines écritures ne se synchroniseront pas : un client supprimé, une période fermée, un code de taxe qui n’existe pas dans cette société. Une bonne intégration ne les perd jamais en silence. Elle les garde dans une file, retente ce qui peut l’être et affiche le reste sur un écran avec la raison, pour qu’on les règle avant la fin du mois plutôt que de les découvrir pendant.

Plusieurs sociétés, plusieurs devises

Les groupes exploitent souvent une société QuickBooks Online par entité juridique. Une intégration qui les sert doit diriger chaque écriture vers la bonne société, garder les opérations intersociétés concordantes des deux côtés et inscrire les devises étrangères comme votre comptable le souhaite : au taux du jour, à un taux mensuel, ou tel que le processeur de paiement l’a réglé.

Chaque société est branchée séparément par OAuth : une personne qui a les bons accès dans chaque société approuve la connexion, et l’intégration continue de fonctionner quand quelqu’un part. Prévoyez ces accès tôt : c’est l’étape la plus souvent oubliée jusqu’à la semaine de la mise en service.

Si vous êtes encore sur QuickBooks Desktop

Nous bâtissons sur QuickBooks Online et son API. Si vos livres sont sur Desktop, la voie habituelle est de passer d’abord à Online, puis de vérifier l’historique : soldes d’ouverture, factures clients et fournisseurs ouvertes, et dernières périodes fermées, ligne par ligne contre l’ancien fichier. Intégrer après le passage est plus simple qu’intégrer deux fois.

Le passage est aussi un bon moment pour faire le ménage : retirer les articles et les comptes inutilisés, fusionner les clients en double, et convenir une fois pour toutes, avec votre comptable, de la correspondance de tout ce qui circulera ensuite.

Tester et passer en production

Une intégration comptable se teste contre les livres, pas seulement contre le code. La société bac à sable reçoit un mois réaliste de données, l’intégration roule, et votre comptable fait le rapprochement comme pour un vrai mois : dépôts bancaires contre versements, comptes clients contre factures, taxes perçues contre ventes. C’est seulement quand ce mois se ferme proprement que l’intégration est dirigée vers votre société réelle.

La mise en production se fait de préférence en début de période, avec une bascule nette : tout ce qui précède cette date est saisi à l’ancienne, tout ce qui suit passe par l’intégration. Pendant les premières semaines, quelqu’un vérifie la file d’erreurs chaque jour, et la correspondance est ajustée pendant que les volumes sont encore petits.

Ensuite, c’est de l’entretien ordinaire : l’API change de temps à autre, vos produits et vos règles fiscales aussi, et l’intégration doit suivre. Un plan de soutien avec un délai de réponse couvre ce travail, ou votre propre équipe peut s’en charger avec les documents de transfert.

Ce que ça coûte, calculé maintenant

Les deux exemples ci-dessous sont chiffrés par notre estimateur selon la grille tarifaire en vigueur à l’ouverture de cette page : une synchronisation unidirectionnelle depuis une petite application web, et une synchronisation bidirectionnelle avec un tableau de rapprochement. Votre abonnement QuickBooks est à part, et Intuit peut facturer un usage intensif de son API; l’estimation indique ce qui s’applique.

Quoi demander avant de commencer

1. 01

   Un connecteur tout fait suffirait-il?

   S’il cadre avec vos données, utilisez-le. Le sur-mesure, c’est pour quand il ne cadre pas.

2. 02

   Qui approuve la correspondance?

   Votre comptable, par écrit, avant le développement.

3. 03

   Quel côté l’emporte?

   Pour la synchronisation bidirectionnelle, une règle par champ, convenue d’avance.

4. 04

   Comment les erreurs sont-elles vues et réglées?

   Une file et un écran, pas un courriel que personne ne lit.

5. 05

   Qui en est responsable après la mise en ligne?

   Quelqu’un doit surveiller la file. Décidez qui avant la mise en service.