Para qué conectar
Volver a teclear ventas, facturas y cobros en QuickBooks es lento e introduce errores que se descubren a fin de mes, cuando más caro sale corregirlos. Una integración construida sobre la API de QuickBooks Online contabiliza esos registros a medida que se producen, en las cuentas que eligió su asesor contable, y le avisa cuando algo no encaja.
Los conectores estándar son la respuesta correcta para muchas empresas, y se lo diremos. Una integración a medida compensa su coste cuando sus datos no encajan con lo que presupone un conector: varias entidades, un tratamiento fiscal poco habitual, comisiones y liquidaciones que deben ir a cuentas concretas, o un sistema que ningún conector admite.
Los tres niveles
| Nivel | Qué se mueve | Uso habitual |
|---|---|---|
| En un sentido | Los registros van de su sistema a QuickBooks y nada más | Una tienda o una aplicación de campo que contabiliza ventas, facturas o costes de trabajos |
| En los dos sentidos | Los registros van en ambos sentidos y se mantienen sincronizados | Clientes y facturas editados en cualquiera de los dos lados, y los cobros registrados en QuickBooks de vuelta |
| Varios sistemas o entidades | Varios orígenes, varias empresas o divisas | Un grupo con más de un archivo de empresa, o una tienda, un CRM y un ERP a la vez |
Decida la correspondencia con su asesor contable
Lo más difícil de una integración contable no es el código. Es acordar, campo a campo, dónde va cada registro: a qué cuenta de ingresos va un producto, cómo se registran los descuentos y las comisiones, qué códigos fiscales se aplican en cada sitio y qué pasa con los reembolsos y los cobros parciales. Su asesor contable debe dar el visto bueno a esa correspondencia antes de que empiece el desarrollo, porque cambiarla después obliga a volver a contabilizar el historial.
- Productos y servicios a artículos, y artículos a cuentas de ingresos.
- Clientes a clientes, con una regla sobre qué lado manda cuando cambian ambos.
- Las comisiones y liquidaciones del procesador de pagos a sus propias cuentas, para que los ingresos en banco cuadren.
- Códigos fiscales por provincia, estado o país, como los aplica su asesor contable.
- Reembolsos, notas de crédito y cobros parciales, cada uno con su propio tratamiento.
Lo que complica la sincronización en los dos sentidos
La sincronización en un sentido tiene una sola fuente de verdad. La sincronización en los dos sentidos tiene dos, y cada campo necesita una regla sobre cuál manda cuando cambian ambos. Los cambios se recogen mediante webhooks en el momento, con una pasada de recuperación periódica, porque una notificación perdida nunca debe suponer un registro perdido.
Cada escritura debe poder repetirse sin riesgo: si la misma factura se envía dos veces, debe registrarse una sola vez. Y la API limita la frecuencia con la que una aplicación puede llamarla por empresa, así que una carga grande de datos históricos se planifica en lugar de lanzarse de golpe.
Errores, colas y la pantalla de conciliación
Algunos registros no se sincronizarán: un cliente borrado, un periodo cerrado, un código fiscal que no existe en esa empresa. Una buena integración nunca los descarta en silencio. Los guarda en una cola, reintenta lo que se puede reintentar y muestra el resto en una pantalla con el motivo, para que alguien los corrija antes de fin de mes en lugar de descubrirlos durante el cierre.
Varias empresas, varias divisas
Los grupos suelen tener una empresa de QuickBooks Online por cada entidad jurídica. Una integración que les dé servicio tiene que enviar cada registro a la empresa correcta, mantener cuadradas las operaciones entre empresas en ambos lados, y registrar las divisas como quiera su asesor contable: al tipo del día, a un tipo mensual, o como lo liquidó el procesador de pagos.
Cada empresa se conecta por separado mediante OAuth, así que alguien con el acceso adecuado en cada empresa aprueba la conexión, y la integración sigue funcionando cuando una persona se va. Planifique ese acceso pronto: es el paso que más a menudo se olvida hasta la semana de la puesta en marcha.
Si todavía usa QuickBooks Desktop
Desarrollamos sobre QuickBooks Online y su API. Si su contabilidad está en Desktop, lo habitual es pasar primero a Online y después revisar el historial: saldos de apertura, facturas emitidas y recibidas pendientes y los últimos periodos cerrados, línea a línea contra el archivo antiguo. Integrar después del cambio es más sencillo que integrar dos veces.
El cambio también es un buen momento para poner orden: retirar artículos y cuentas sin uso, fusionar clientes duplicados y acordar una vez, con su asesor contable, la correspondencia para todo lo que entrará después.
Pruebas y puesta en marcha
Una integración contable se prueba contra la contabilidad, no solo contra el código. La empresa de prueba se carga con un mes realista de datos, la integración se ejecuta, y su asesor contable lo concilia como conciliaría un mes real: ingresos en banco contra liquidaciones, cuentas por cobrar contra facturas, impuestos repercutidos contra ventas. Solo cuando ese mes cierra limpio se apunta la integración a su empresa real.
La puesta en marcha funciona mejor al principio de un periodo, con un corte claro: todo lo anterior a esa fecha se registra como antes, y todo lo posterior a través de la integración. Durante las primeras semanas, alguien revisa a diario la cola de errores, y la correspondencia se ajusta mientras los volúmenes aún son pequeños.
Después, el trabajo es mantenimiento corriente: la API cambia de vez en cuando, sus productos y sus reglas fiscales cambian, y la integración debe cambiar con ellos. Un plan de soporte con un tiempo de respuesta lo cubre, o su propio equipo puede asumirlo con los documentos de traspaso.
Lo que cuesta, calculado ahora
Los dos ejemplos prácticos de abajo tienen el precio que calcula nuestro estimador con la tarifa vigente cuando abre esta página: una sincronización en un sentido desde una pequeña aplicación web, y una sincronización en los dos sentidos con un panel de conciliación. Su suscripción a QuickBooks va aparte, e Intuit puede cobrar por un uso intensivo de su API; la estimación indica lo que se aplica.
Ejemplo práctico, con precio de hoy
Sincronización en un sentido de su aplicación a QuickBooks Online
Ventas y facturas contabilizadas en el momento, con una cola de errores.
- Desarrollo
- ≈ 38.500 US$ a 58.800 US$, delivered within 17 weeksCAD 54,800 to 83,800
Los precios en su moneda son estimaciones con el tipo de cambio de hoy del Banco de Canadá. Toda la facturación se emite en CAD o USD.
Cómo se paga
- Anticipo 30%
- CAD 16,440 to 25,140
- Découverte 4.4%
- CAD 2,411.20 to 3,687.20
- Correspondance des données et connexion au bac à sable 3.3%
- CAD 1,808.40 to 2,765.40
- Maquettes approuvées 4.4%
- CAD 2,411.20 to 3,687.20
- Fonctions principales 13.2%
- CAD 7,233.60 to 11,061.60
- Développement complet 8.8%
- CAD 4,822.40 to 7,374.40
- Synchronisation bâtie et rapprochée dans le bac à sable 10%
- CAD 5,480 to 8,380
- Tests et corrections 4.4%
- CAD 2,411.20 to 3,687.20
- Mise en ligne 4.4%
- CAD 2,411.20 to 3,687.20
- Bascule en production 3.3%
- CAD 1,808.40 to 2,765.40
- Soutien renforcé après la mise en ligne 3.8%
- CAD 2,082.40 to 3,184.40
- Holdback, 30 days after launch (10%)
- CAD 5,480 to 8,380
Funcionamiento
- Alojamiento
- ≈ 176 US$ al mesCAD 250 al mes
- Soporte
- ≈ 1000 US$ al mesCAD 1,425 al mes
Ejemplo práctico, con precio de hoy
Sincronización en los dos sentidos con un panel de conciliación
Clientes, facturas y cobros sincronizados en ambos sentidos, con un panel de lo que no se sincronizó y por qué.
- Desarrollo
- ≈ 54.600 US$ a 83.400 US$, delivered within 19 weeksCAD 77,700 to 118,800
Los precios en su moneda son estimaciones con el tipo de cambio de hoy del Banco de Canadá. Toda la facturación se emite en CAD o USD.
Esfuerzo estimado por perfil
- Développement
- 307 to 470 h
- Développeur dorsal
- 58 to 88 h
- Développeur dorsal principal
- 55 to 84 h
- Gestionnaire de projet
- 50 to 76 h
- Ingénieur assurance qualité
- 40 to 61 h
- Développeur frontal
- 38 to 58 h
- Développeur dorsal junior
- 29 to 44 h
- Architecte logiciel
- 26 to 40 h
- Ingénieur principal
- 23 to 35 h
- Développeur frontal principal
- 23 to 35 h
- Concepteur de produits
- 20 to 30 h
- Développeur frontal junior
- 15 to 23 h
- Concepteur de produits principal
- 13 to 20 h
- Ingénieur DevOps
- 11 to 17 h
- Rédacteur technique
- 7 to 11 h
Cómo se paga
- Anticipo 30%
- CAD 23,310 to 35,640
- Découverte 3.3%
- CAD 2,564.10 to 3,920.40
- Correspondance des données et connexion au bac à sable 4.9%
- CAD 3,807.30 to 5,821.20
- Maquettes approuvées 3.3%
- CAD 2,564.10 to 3,920.40
- Fonctions principales 10%
- CAD 7,770 to 11,880
- Développement complet 6.7%
- CAD 5,205.90 to 7,959.60
- Synchronisation bâtie et rapprochée dans le bac à sable 14.8%
- CAD 11,499.60 to 17,582.40
- Tests et corrections 3.3%
- CAD 2,564.10 to 3,920.40
- Mise en ligne 3.3%
- CAD 2,564.10 to 3,920.40
- Bascule en production 4.9%
- CAD 3,807.30 to 5,821.20
- Soutien renforcé après la mise en ligne 5.5%
- CAD 4,273.50 to 6,534.00
- Holdback, 30 days after launch (10%)
- CAD 7,770 to 11,880
Funcionamiento
- Alojamiento
- ≈ 176 US$ al mesCAD 250 al mes
- Soporte
- ≈ 2500 US$ al mesCAD 3,565 al mes
Qué preguntar antes de empezar
- 01
¿Serviría un conector ya hecho?
Si uno encaja con sus datos, úselo. El trabajo a medida es para cuando no encaja.
- 02
¿Quién da el visto bueno a la correspondencia?
Su asesor contable, por escrito, antes del desarrollo.
- 03
¿Qué lado manda?
En la sincronización en los dos sentidos, una regla por campo, acordada de antemano.
- 04
¿Cómo se ven y se corrigen los errores?
Una cola y una pantalla, no un correo que nadie lee.
- 05
¿Quién se ocupa después de la puesta en marcha?
Alguien tiene que vigilar la cola. Decida quién antes de la puesta en marcha.