Por dónde se escapa la facturación
En la mayoría de los almacenes, la facturación se reconstruye a fin de mes a partir del SGA, los correos y la memoria. El almacenaje es fácil de facturar y la manipulación se registra casi siempre. Lo que se escapa son los servicios adicionales: el pedido urgente, el reetiquetado, la retención para inspección, la recepción fuera de horario, el palé que hubo que rehacer. Cada uno es pequeño. Juntos suelen marcar la diferencia entre un cliente que vale la pena conservar y uno que, sin que se note, le cuesta dinero.
La solución no es una hoja de cálculo mejor. Es registrar cada evento facturable cuando ocurre, asociado al cliente y a la tarifa que corresponde, para que la factura sea una suma y no una reconstrucción.
Facture a partir de eventos, no de la memoria
- 01
Recepción
Cada recepción registrada con sus unidades, palés o cajas, y cualquier incidencia: dañada, sin etiquetar, fuera de horario.
- 02
Almacenaje
Ocupación medida como dice el contrato: por posición de palé, por volumen o por ubicación, en los días de corte acordados.
- 03
Manipulación
Preparaciones, embalajes y envíos contados por línea de pedido, por unidad o por caja, según defina la tarifa de cada cliente.
- 04
Servicios adicionales
Trabajos especiales iniciados desde un escáner o una tableta con un código de motivo, para que sean facturables en cuanto se hacen.
- 05
Retenciones y devoluciones
Retenciones para inspección, gestión de devoluciones y destrucciones registradas como eventos con sus propias tarifas.
Una tarifa por cliente
Cada contrato 3PL es un poco distinto. Las tarifas deben estar en los datos, editadas por sus gestores de cuenta, y no en el código: unidades y periodos de almacenaje, unidades de manipulación, mínimos, listas de servicios adicionales con sus precios, y la fecha desde la que se aplica cada versión. Cuando cambia una tarifa, el historial conserva la anterior, así que una factura pasada siempre se puede explicar.
| Cargo | Se suele medir por | Atención a |
|---|---|---|
| Almacenaje | Posición de palé, volumen o ubicación, en los días de corte | Periodos parciales al principio y al final de un contrato |
| Recepción | Palé, caja o unidad | Excepciones como los contenedores con carga suelta |
| Preparación y embalaje | Pedido, línea o unidad | Kits y servicios de valor añadido |
| Envío | Envío o caja, más el coste del transportista | Cargos del transportista repercutidos a coste o con margen, según lo acordado |
| Servicios adicionales | Evento con un código de motivo | Reglas de aprobación para trabajos que el cliente no pidió con antelación |
Deje que el cliente vea el porqué
Las discusiones por la facturación llevan más tiempo que facturar. Un portal de clientes que muestra cada cargo con los eventos que lo respaldan, el pedido, la fecha y el escaneo o la foto, resuelve la mayoría de las dudas antes de que se planteen. El mismo portal permite a los clientes ver su inventario, sus pedidos en curso y sus retenciones abiertas, que suele ser el motivo por el que querían escribir un correo.
De la factura a la contabilidad
Cuando la factura es una suma de eventos, puede pasar al sistema contable sin volver a teclearla. Una sincronización construida sobre la API de QuickBooks Online crea la factura con el cliente y los artículos correctos, y los cobros registrados en QuickBooks vuelven para que los gestores de cuenta vean quién ha pagado. Las operaciones más grandes hacen lo mismo con su ERP.
Transportistas y minoristas
Los cargos de envío vienen de los transportistas, a través de una plataforma de envíos o de la API de cada transportista, y se repercuten al cliente a coste o con un margen acordado. Los clientes minoristas suelen exigir EDI para pedidos, avisos de expedición y facturas, y cada socio certifica según su propio calendario. Conviene definir el alcance de ambos pronto, porque marcan el calendario más que el código.
Cortes de almacenaje y recuentos cíclicos
El almacenaje se factura según lo que había en el almacén en los días de corte acordados, así que el corte tiene que ser correcto. Eso depende de que las ubicaciones sean exactas, y eso depende de los recuentos cíclicos. Un proyecto de facturación suele ser el momento en que un almacén descubre cuánto se han desviado sus ubicaciones de la realidad.
Incorpore los recuentos: recuentos diarios breves por zona, con las diferencias registradas y aprobadas en lugar de corregidas en silencio, y un corte que se ejecute a la misma hora en cada periodo. Cuando un cliente cuestiona un cargo de almacenaje, la respuesta es el corte y el historial de recuentos que lo respalda.
Los mínimos merecen el mismo cuidado. Un cliente con un mínimo mensual debería ver en el portal lo cerca que está de él durante el mes, no solo en la factura, y así una sorpresa se convierte en una conversación.
Incorporar a un cliente nuevo
La mayoría de los errores de facturación empiezan el primer día del contrato. La tarifa se teclea a partir de un PDF, el maestro de artículos del cliente llega en una hoja de cálculo sin dimensiones, y nadie se pone de acuerdo en qué cuenta como un palé. Un sistema de facturación debería convertir la incorporación en una lista de comprobación: la tarifa introducida y revisada por una segunda persona, los artículos importados con sus unidades de medida y dimensiones validadas, la lista de servicios adicionales acordada y firmada, y una factura de prueba generada con una semana de eventos de ejemplo antes de la primera real.
La misma lista sirve en la renovación. Cuando cambian las tarifas, la nueva se introduce con su fecha de inicio y se conserva la anterior, de modo que la primera factura con las tarifas nuevas se puede comparar línea a línea con la última de las antiguas.
Lo que cuesta, calculado ahora
Los dos ejemplos prácticos de abajo tienen el precio que calcula nuestro estimador con la tarifa vigente cuando abre esta página: facturación a partir de eventos de escaneo en dos naves con escáneres robustos y sincronización bidireccional con QuickBooks Online, y un portal de clientes por sí solo con sincronización en un solo sentido.
Ejemplo práctico, con precio de hoy
Facturación 3PL por eventos en dos naves
Eventos de escaneo, tarifas por cliente, servicios adicionales con códigos de motivo, un portal de clientes y sincronización bidireccional con QuickBooks Online.
- Desarrollo
- ≈ 120.000 US$ a 183.000 US$, delivered within 32 weeksCAD 170,800 to 261,200
Los precios en su moneda son estimaciones con el tipo de cambio de hoy del Banco de Canadá. Toda la facturación se emite en CAD o USD.
Esfuerzo estimado por perfil
- Développement
- 695 to 1063 h
- Développeur dorsal principal
- 102 to 156 h
- Développeur dorsal
- 101 to 155 h
- Gestionnaire de projet
- 96 to 147 h
- Développeur frontal
- 90 to 137 h
- Ingénieur assurance qualité
- 87 to 133 h
- Concepteur de produits
- 64 to 97 h
- Développeur frontal principal
- 54 to 82 h
- Ingénieur principal
- 52 to 80 h
- Architecte logiciel
- 51 to 79 h
- Développeur dorsal junior
- 51 to 77 h
- Concepteur de produits principal
- 42 to 65 h
- Développeur frontal junior
- 36 to 55 h
- Ingénieur DevOps
- 24 to 36 h
- Développeur mobile
- 16 to 24 h
- Rédacteur technique
- 15 to 23 h
- Développeur mobile principal
- 12 to 18 h
- Développeur mobile junior
- 7 to 11 h
Cómo se paga
- Anticipo 20%
- CAD 34,160 to 52,240
- Découverte 1.6%
- CAD 2,732.80 to 4,179.20
- Correspondance des données et connexion au bac à sable 2.4%
- CAD 4,099.20 to 6,268.80
- Découverte et visite des lieux 4.4%
- CAD 7,515.20 to 11,492.80
- Maquettes approuvées 6.1%
- CAD 10,418.80 to 15,933.20
- Fonctions principales 5%
- CAD 8,540 to 13,060
- Développement complet 3.3%
- CAD 5,636.40 to 8,619.60
- Synchronisation bâtie et rapprochée dans le bac à sable 7.3%
- CAD 12,468.40 to 19,067.60
- Stocks, réception et transferts 13.4%
- CAD 22,887.20 to 35,000.80
- Suivi et appareils fonctionnels 8.9%
- CAD 15,201.20 to 23,246.80
- Tests et corrections 1.6%
- CAD 2,732.80 to 4,179.20
- Site pilote en service 4.4%
- CAD 7,515.20 to 11,492.80
- Mise en ligne 1.6%
- CAD 2,732.80 to 4,179.20
- Bascule en production 2.4%
- CAD 4,099.20 to 6,268.80
- Soutien renforcé après la mise en ligne 2.4%
- CAD 4,099.20 to 6,268.80
- Déploiement 5.2%
- CAD 8,881.60 to 13,582.40
- Holdback, 30 days after launch (10%)
- CAD 17,080 to 26,120
Funcionamiento
- Alojamiento
- ≈ 344 US$ al mesCAD 490 al mes
- Soporte
- ≈ 2500 US$ al mesCAD 3,565 al mes
Ejemplo práctico, con precio de hoy
Un portal de clientes con los cargos explicados
Inventario, pedidos, retenciones y facturas con los eventos detrás de cada cargo, y sincronización en un solo sentido con QuickBooks Online.
- Desarrollo
- ≈ 52.900 US$ a 81.000 US$, delivered within 19 weeksCAD 75,400 to 115,300
Los precios en su moneda son estimaciones con el tipo de cambio de hoy del Banco de Canadá. Toda la facturación se emite en CAD o USD.
Cómo se paga
- Anticipo 30%
- CAD 22,620 to 34,590
- Découverte 4.4%
- CAD 3,317.60 to 5,073.20
- Correspondance des données et connexion au bac à sable 3.3%
- CAD 2,488.20 to 3,804.90
- Maquettes approuvées 4.4%
- CAD 3,317.60 to 5,073.20
- Fonctions principales 13.2%
- CAD 9,952.80 to 15,219.60
- Développement complet 8.8%
- CAD 6,635.20 to 10,146.40
- Synchronisation bâtie et rapprochée dans le bac à sable 10%
- CAD 7,540 to 11,530
- Tests et corrections 4.4%
- CAD 3,317.60 to 5,073.20
- Mise en ligne 4.4%
- CAD 3,317.60 to 5,073.20
- Bascule en production 3.3%
- CAD 2,488.20 to 3,804.90
- Soutien renforcé après la mise en ligne 3.8%
- CAD 2,865.20 to 4,381.40
- Holdback, 30 days after launch (10%)
- CAD 7,540 to 11,530
Funcionamiento
- Alojamiento
- ≈ 176 US$ al mesCAD 250 al mes
- Soporte
- ≈ 1000 US$ al mesCAD 1,425 al mes
Por dónde empezar
- 01
Anote lo que hoy no factura
Pregunte a los encargados del almacén qué trabajos hacen que nunca llegan a una factura. Esa lista es el argumento de negocio.
- 02
Ponga las tarifas en los datos
Incluso antes de tener software nuevo, anote las tarifas de cada cliente en un único lugar estructurado.
- 03
Registre los servicios adicionales en origen
Un código de motivo en un escáner o una tableta es mejor que un correo a fin de mes.
- 04
Muéstreselo al cliente
Un portal con los eventos detrás de cada cargo se paga solo con discusiones más cortas.