Por qué el encargo decide el presupuesto
Un estudio que presupuesta su proyecto está estimando horas. Donde su encargo es claro, la estimación se acerca. Donde es vago, el estudio tiene que adivinar, y cada uno adivina de forma distinta: uno supone la versión más sencilla para mantener baja la cifra, otro supone la más compleja para protegerse. Al final compara suposiciones y no precios.
Un buen encargo elimina las suposiciones. No tiene que ser largo, y no debe intentar diseñar el software. Tiene que describir quién lo usará, qué necesita hacer cada uno, con qué se conecta, qué datos guarda y bajo qué restricciones funciona. Esas respuestas deciden la mayor parte de las horas, y por tanto la mayor parte del presupuesto.
Lo que contiene un buen encargo
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El problema, en un párrafo
Qué falla hoy, a quién y cuánto le cuesta en tiempo, errores o negocio perdido. Esto es lo que permite a un estudio proponer una respuesta más sencilla si la hay.
- 02
Los usuarios
Cada tipo de persona que lo usará: clientes, personal, responsables, administradores, socios. Para cada uno, las tres a cinco cosas que debe poder hacer.
- 03
Las pantallas
Una lista aproximada de páginas o pantallas. No tiene que ser exacta; tiene que existir. Las pantallas son la unidad de tamaño más clara que hay.
- 04
Las integraciones
Cada sistema con el que debe hablar: contabilidad, CRM, ERP, proveedor de pagos, correo, inicio de sesión único, la API de un socio. Indique el producto y la versión si los conoce.
- 05
Los datos
Qué guarda, aproximadamente cuánto, si algo es personal o regulado, y si hay que traer datos existentes de un sistema antiguo.
- 06
Las plataformas
Solo web, o también aplicaciones para iOS y Android. Qué navegadores y dispositivos importan. Si debe funcionar sin conexión.
- 07
Las restricciones
Los plazos que son reales (un evento de lanzamiento, la fecha de una norma) y los que son solo preferencias. Requisitos de alojamiento, como datos guardados en Canadá. Requisitos de accesibilidad y de idiomas.
- 08
Lo que ya existe
Diseños, una guía de marca, un sistema antiguo, un prototipo, documentación. Cada uno puede ahorrar trabajo, o crearlo.
- 09
Después de la puesta en marcha
Quién lo mantendrá, quién atenderá a los usuarios, y si quiere un plan de soporte o que su propio equipo tome el relevo.
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Una horquilla de presupuesto
Parece un riesgo en la negociación, pero es la forma más rápida de saber si su idea cabe, y qué recortar si no cabe. Un buen estudio le dirá qué es realista dentro de ella.
Cuente pantallas y usuarios, no funciones
Las listas de funciones son donde fallan los encargos. «Gestión de usuarios» puede significar una página de inicio de sesión o un sistema completo de roles, invitaciones, aprobaciones y registros de auditoría. Una lista de usuarios y pantallas es más difícil de malinterpretar, porque cada pantalla hay que diseñarla, desarrollarla y probarla, y cada tipo de usuario añade permisos a todas ellas.
| Quién | Pantallas que usa |
|---|---|
| Cliente | Registro, inicio de sesión, ver servicios, reservar una hora, pagar, mis reservas, cancelar o cambiar la cita, perfil |
| Personal | Agenda del día, detalle de la reserva, marcar asistencia, notas sobre un cliente |
| Responsable | Calendario del personal, servicios y precios, horario de apertura, informes |
| Administrador | Usuarios y roles, ajustes, proveedor de pagos, plantillas de correo |
Una veintena de pantallas y cuatro tipos de usuario, escritos en cinco minutos, le dicen a un estudio más que tres páginas de descripciones de funciones. Si no está seguro de si algo es una pantalla o dos, dígalo; es una buena pregunta para la primera llamada.
Nombre cada integración y cada origen de datos
Las integraciones son donde más a menudo fallan las estimaciones, porque el otro sistema escapa al control de todos. Su documentación puede estar desfasada, su entorno de pruebas puede no existir y sus límites pueden aparecer solo con el uso real. Un encargo que nombra cada integración permite a un estudio comprobarlas antes de presupuestar, en lugar de descubrirlas en el segundo mes.
- Nombre el producto: «QuickBooks Online» y no «nuestro programa de contabilidad».
- Diga en qué sentido van los datos: solo lectura, solo escritura o ambos, y con qué frecuencia.
- Diga si ya tiene acceso a la API, o quién tendría que concederlo.
- Mencione cualquier migración de datos desde un sistema antiguo, con un número aproximado de registros y lo limpios que cree que están.
Exponga las restricciones con claridad
Las restricciones cambian el trabajo más que la mayoría de las funciones, así que déjelas por escrito aunque parezcan obvias.
- Accesibilidad: si el software es público, diga qué nivel necesita. Las pautas de accesibilidad del W3C definen los niveles A, AA y AAA [1], y nombrar uno convierte un deseo vago en un requisito que se puede presupuestar y probar.
- Privacidad: si guarda datos personales, dígalo. La PIPEDA canadiense se basa en principios de tratamiento justo de la información como el consentimiento, la limitación de la recogida, las salvaguardas y el acceso individual [2]. Sus asesores pueden decirle qué se aplica; el estudio necesita saber que se aplica.
- Datos regulados: los datos sanitarios, financieros o de la administración pública tienen sus propias reglas. Menciónelos en la primera conversación, no después del presupuesto.
- Alojamiento: si los datos deben quedarse en Canadá, si tiene un proveedor en la nube preferido o si debe funcionar en sus propios servidores.
- Idiomas: inglés y francés desde el primer día es un proyecto distinto de inglés ahora y francés más adelante.
- Plazos: qué fechas son fijas, y por qué.
Lo que debe dejar fuera
Un encargo no es un diseño ni una especificación técnica, e intentar escribir uno suele salir mal.
- Deje fuera la tecnología, salvo que sea una restricción real (su equipo ya usa unas tecnologías concretas, o un regulador exige un alojamiento concreto). Deje que el estudio proponga y explique su elección.
- Deje fuera los diseños detallados de pantallas, salvo que ya los tenga. Un boceto de una pantalla importante ayuda; una maqueta perfecta de cada pantalla fija decisiones antes de que nadie las haya probado.
- Deje fuera las funciones de las que no está seguro, o enumérelas aparte como «más adelante». Un presupuesto inflado con quizás es más difícil de comparar.
- Deje fuera los datos confidenciales que todavía no necesita compartir. Un estudio puede presupuestar a partir de la forma del problema; no necesita nombres de clientes ni resultados financieros.
Un encargo convertido en estimación
El portal de reservas de la tabla de arriba, con una aplicación web, aplicaciones para iOS y Android, pagos con tarjeta, conexión con el sistema contable del cliente, inglés y francés, y datos personales, se ve así en nuestro estimador. El ejemplo práctico de abajo muestra la horquilla de nuestra tarifa de hoy, con las horas por perfil y el calendario de pagos.
Ejemplo práctico, con precio de hoy
Un portal de reservas a partir de un encargo de una página
Unas veinte pantallas entre web, iOS y Android para clientes, personal, responsables y administradores, con pagos, una integración contable, notificaciones, e inglés y francés.
- Desarrollo
- ≈ 99.100 US$ a 152.000 US$, delivered within 27 weeksCAD 141,100 to 215,800
Los precios en su moneda son estimaciones con el tipo de cambio de hoy del Banco de Canadá. Toda la facturación se emite en CAD o USD.
Esfuerzo estimado por perfil
- Développement
- 539 to 824 h
- Concepteur de produits
- 101 to 154 h
- Gestionnaire de projet
- 75 to 115 h
- Concepteur de produits principal
- 67 to 103 h
- Développeur dorsal principal
- 67 to 102 h
- Ingénieur assurance qualité
- 63 to 97 h
- Développeur dorsal
- 62 to 95 h
- Développeur frontal
- 61 to 94 h
- Ingénieur principal
- 40 to 62 h
- Développeur frontal principal
- 37 to 56 h
- Architecte logiciel
- 36 to 55 h
- Développeur mobile
- 34 to 52 h
- Développeur dorsal junior
- 31 to 47 h
- Développeur mobile principal
- 27 to 41 h
- Développeur frontal junior
- 25 to 38 h
- Développeur mobile junior
- 15 to 23 h
- Ingénieur DevOps
- 13 to 20 h
- Rédacteur technique
- 11 to 17 h
Cómo se paga
- Anticipo 20%
- CAD 28,220 to 43,160
- Découverte 9.2%
- CAD 12,981.20 to 19,853.60
- Maquettes approuvées 9.2%
- CAD 12,981.20 to 19,853.60
- Fonctions principales 7.6%
- CAD 10,723.60 to 16,400.80
- Développement complet 5%
- CAD 7,055 to 10,790
- Première version sur appareils 20.1%
- CAD 28,361.10 to 43,375.80
- Tests et corrections 2.5%
- CAD 3,527.50 to 5,395.00
- Soumission aux boutiques 6.7%
- CAD 9,453.70 to 14,458.60
- Mise en ligne 9.7%
- CAD 13,686.70 to 20,932.60
- Holdback, 30 days after launch (10%)
- CAD 14,110 to 21,580
Ábralo en el estimador y cambie una respuesta cada vez: quite las aplicaciones móviles, añada actualizaciones en tiempo real, pase a un diseño limpio y estándar. Ver cómo se mueve la horquilla es la forma más rápida de ver qué partes de su propio encargo importan más.
Enviar el mismo encargo a varios estudios
Pedir más de un presupuesto es sensato, y un encargo por escrito es lo que los hace comparables. Envíe a todos los estudios el mismo documento, responda por escrito a las preguntas de cada uno y comparta cada respuesta con todos. Si no, el estudio que hizo la mejor pregunta tiene la imagen más precisa, y su presupuesto sale peor parado por ser honesto.
- Pida a cada estudio que enumere los supuestos que hay detrás de su cifra, y compárelos antes que los totales.
- Pida las horas por perfil, para ver si las pruebas, el diseño y la gestión del proyecto están incluidos.
- Pregunte qué queda excluido: alojamiento, soporte, comisiones de terceros, contenidos y migración de datos.
- Desconfíe de un presupuesto muy por debajo de los demás. Normalmente significa que parte del encargo se leyó de otra forma, o se dejó fuera.
Una plantilla de una página
- Nombre del proyecto y una frase sobre qué es.
- El problema actual, en un párrafo.
- Usuarios: cada tipo, con las tres a cinco cosas que debe hacer.
- Pantallas: una lista aproximada, agrupada por usuario.
- Integraciones: cada sistema, el sentido de los datos y si ya hay acceso.
- Datos: qué se guarda, si es personal o regulado, y cualquier migración.
- Plataformas: web, iOS, Android, sin conexión.
- Restricciones: plazos, alojamiento, accesibilidad, idiomas, cumplimiento normativo.
- Lo que existe: diseños, marca, sistemas antiguos, documentos.
- Después de la puesta en marcha: quién lo mantiene y quién da soporte.
- Horquilla de presupuesto, y qué importa más si hay que ceder.
Qué pasa después de enviarlo
- 01
Preguntas
Leemos el encargo y le respondemos con las preguntas que plantea, normalmente sobre integraciones, datos y roles de usuario.
- 02
Una estimación con sus supuestos
Recibe una horquilla, las horas por perfil y la lista de supuestos en los que se basa, para que vea exactamente a qué se ha puesto precio.
- 03
Fase de descubrimiento
Si sigue adelante, la primera fase confirma en detalle las pantallas, las integraciones y los datos, y la horquilla se reduce a un precio cerrado para el desarrollo.
- 04
Cambios, presupuestados antes de trabajar
Todo lo que cambie después se recoge en una orden de cambio y se aprueba antes de empezar a trabajar en ello.